Artisans et dépannage
Vous êtes en intervention toute la journée. L'agent distingue l'urgence du devis, et vous rappelez en connaissance de cause.
L'agent qui décroche quand vous ne pouvez pas
Notre agent répond, comprend la demande, distingue une urgence et lui donne la suite que vous avez choisie.
L'agent comprend la demande
- Transférer l'appel
- Prévenir sur votre téléphone
- Placer le rendez-vous
- Ranger la demande sur la plateforme
Exemples. Vous choisissez ce que l'agent fait de chaque demande.
Un agent vocal décroche vos appels entrants, comprend la demande en français, distingue une urgence d'une demande de devis et lui donne la suite que vous avez choisie : transfert, message sur votre téléphone, rendez-vous dans votre agenda ou fiche sur la plateforme. Vous gardez la main : les appels que vous voulez prendre vous sont transférés.
À la fin de l'appel, vous choisissez
- Transférer l'appel à la bonne personne
- Vous prévenir sur votre téléphone
- Placer le rendez-vous dans votre agenda
- Ranger la demande sur la plateforme
Plusieurs peuvent se combiner.
Le répondeur ne règle rien
Vous ne pouvez pas être au téléphone et sur un chantier en même temps. Ni en consultation, ni en rendez-vous, ni au volant. Pendant ce temps, celui qui appelle ne laisse pas de message : il appelle le suivant.
Un répondeur dit seulement que vous n'êtes pas là. Il ne prend pas de rendez-vous, ne distingue pas une urgence d'une demande de renseignement, et ne vous dit pas qui a appelé ni pourquoi.
AppelantBonjour, je voudrais un rendez-vous cette semaine.
•••
AgentJeudi 14 h ou vendredi 9 h 30, qu'est-ce qui vous arrange ?
AppelantJeudi 14 h.
Fiche créée
DemandeRendez-vous
CréneauJeudi 14 h
AgendaBloqué
SuiteConfirmé pendant l'appel
Trois répliques suffisent : l'agent comprend, il qualifie l'urgence, et il laisse une trace écrite.
Ce que l'agent ne fait pas
Il ne négocie pas un prix et ne s'engage pas sur un délai que vous n'avez pas validé.
Il ne prétend jamais être un humain. Si on lui pose la question, il répond qu'il est l'assistant automatique.
Il ne devine rien. Ce qu'il ne sait pas traiter, il vous le passe, avec la conversation complète.
Il n'appelle personne de sa propre initiative. Les appels sortants sont un autre sujet, encadré, que nous traitons séparément.
Chez qui ça sert
Cabinets et professions libérales
Les appels arrivent pendant les rendez-vous. L'agent prend les demandes courantes et laisse passer ce qui vous concerne.
Commerces et services
Horaires, disponibilité, réservation. Les questions reviennent, les réponses sont toujours les mêmes.
Indépendants et agences
Un numéro qui répond toujours, même seul. L'agent qualifie en trois questions avant de vous déranger.
Ce que vous coûtent les appels manqués
Quatre réglages, trois chiffres. Le calcul porte sur votre situation actuelle.
Occasions manquées
0par moisValeur de ces demandes
0 €par moisTemps au téléphone
0,0h par moisCalcul : appels manqués par semaine × 3,83 semaines réellement travaillées par mois (46 par an) × part qui ne rappelle pas, puis × valeur d'un client × taux d'aboutissement. Temps téléphone : minutes par jour × 19,2 jours travaillés par mois.
Ce chiffre décrit ce qui se passe aujourd'hui, pas ce que nous vous ferions gagner.
→ Prenons contactCe à quoi l'agent se branche
Vos outils restent les vôtres. Nous nous y connectons.
Outils :
Ce qu'il faut savoir
Est-ce qu'on entend que c'est une machine ?+
Oui, et c'est voulu. L'agent se présente comme l'assistant automatique de votre entreprise. Une voix qui se fait passer pour un humain se retourne contre vous le jour où le client s'en aperçoit.
Que se passe-t-il s'il ne comprend pas ?+
Il reformule une fois. Si la demande sort de ce qu'il sait traiter, il propose de vous faire rappeler ou transfère l'appel, selon ce que vous avez choisi.
Peut-il me transférer l'appel en direct ?+
Oui. Vous définissez les cas : un mot d'urgence, un client identifié, une plage horaire. En dehors, il prend le message.
Faut-il changer de numéro ?+
Non. Votre numéro reste le vôtre. Nous intervenons sur le renvoi d'appel, que vous activez et désactivez quand vous voulez.
Les appels sont-ils enregistrés ?+
Seulement si vous le décidez, et dans ce cas l'appelant en est informé au début de l'appel. Par défaut, nous gardons seulement les informations utiles de l'appel : qui appelle, pour quoi, et la suite donnée.
Combien de temps pour le mettre en place ?+
Comptez une semaine. La moitié du temps est consacrée à écrire ce que l'agent doit dire, avec vous.
Prenons contact
Quinze minutes suffisent pour identifier ce qui peut être automatisé chez vous et ce qui doit rester humain.
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