[Au téléphone]

L'agent qui décroche quand vous ne pouvez pas

Un appel manqué est un client qui rappelle ailleurs. Notre agent répond, comprend la demande, distingue une urgence, place le rendez-vous dans votre agenda et vous envoie le résumé.

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En bref

Un agent vocal décroche vos appels entrants, comprend la demande en français, distingue une urgence d'une demande de devis, place le rendez-vous dans votre agenda et vous transmet un résumé écrit. Vous gardez la main : les appels que vous voulez prendre vous sont transférés.

[Le constat]

Le répondeur ne règle rien

Vous ne pouvez pas être au téléphone et sur un chantier en même temps. Ni en consultation, ni en rendez-vous, ni au volant. Pendant ce temps, celui qui appelle ne laisse pas de message : il appelle le suivant.

Un répondeur dit seulement que vous n'êtes pas là. Il ne prend pas de rendez-vous, ne distingue pas une urgence d'une demande de renseignement, et ne vous dit pas qui a appelé ni pourquoi.

Appel en cours00:00

AppelantBonjour, je voudrais un rendez-vous cette semaine.

•••

AgentJeudi 14 h ou vendredi 9 h 30, qu'est-ce qui vous arrange ?

AppelantJeudi 14 h.

Fiche créée

DemandeRendez-vous

CréneauJeudi 14 h

AgendaBloqué

SuiteSMS de confirmation

Trois répliques suffisent : l'agent comprend, il qualifie l'urgence, et il laisse une trace écrite.

[Les limites]

Ce que l'agent ne fait pas

Il ne négocie pas un prix et ne s'engage pas sur un délai que vous n'avez pas validé.

Il ne prétend jamais être un humain. Si on lui pose la question, il répond qu'il est l'assistant automatique.

Il ne devine rien. Ce qu'il ne sait pas traiter, il vous le passe, avec la conversation complète.

Il n'appelle personne de sa propre initiative. Les appels sortants sont un autre sujet, encadré, que nous traitons séparément.

[Dans la pratique]

Chez qui ça sert

Artisans et dépannage

Vous êtes en intervention toute la journée. L'agent distingue l'urgence du devis, et vous rappelez en connaissance de cause.

Cabinets et professions libérales

Les appels arrivent pendant les rendez-vous. L'agent prend les demandes courantes et laisse passer ce qui vous concerne.

Commerces et services

Horaires, disponibilité, réservation. Les questions reviennent, les réponses sont toujours les mêmes.

Indépendants et agences

Un numéro qui répond toujours, même seul. L'agent qualifie en trois questions avant de vous déranger.

[Votre situation]

Ce que vous coûtent les appels manqués

Quatre réglages, trois chiffres. Le calcul porte sur votre situation actuelle.

Appels manqués par semaine8040Sur dix personnes sans réponse, combien ne rappellent pas6010Ce que vous rapporte un client350 €503000 €Temps passé au téléphone par jour45 min0240 min

Sur les demandes qui vous parviennent, combien aboutissent

Occasions manquées

0par mois

Valeur de ces demandes

0 €par mois

Temps au téléphone

0,0h par mois

Calcul : appels manqués par semaine × 3,83 semaines réellement travaillées par mois (46 par an) × part qui ne rappelle pas, puis × valeur d'un client × taux d'aboutissement. Temps téléphone : minutes par jour × 19,2 jours travaillés par mois.

Ce chiffre décrit ce qui se passe aujourd'hui, pas ce que nous vous ferions gagner.

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[Connexions]

Ce à quoi l'agent se branche

Vos outils restent les vôtres. Nous nous y connectons.

Outils :

[Questions fréquentes]

Ce qu'il faut savoir

01Est-ce qu'on entend que c'est une machine ?+

Oui, et c'est voulu. L'agent se présente comme l'assistant automatique de votre entreprise. Une voix qui se fait passer pour un humain se retourne contre vous le jour où le client s'en aperçoit.

02Que se passe-t-il s'il ne comprend pas ?+

Il reformule une fois. Si la demande sort de ce qu'il sait traiter, il propose de vous faire rappeler ou transfère l'appel, selon ce que vous avez choisi.

03Peut-il me transférer l'appel en direct ?+

Oui. Vous définissez les cas : un mot d'urgence, un client identifié, une plage horaire. En dehors, il prend le message.

04Faut-il changer de numéro ?+

Non. Votre numéro reste le vôtre. Nous intervenons sur le renvoi d'appel, que vous activez et désactivez quand vous voulez.

05Les appels sont-ils enregistrés ?+

Seulement si vous le décidez, et dans ce cas l'appelant en est informé au début de l'appel, comme la loi l'exige. Par défaut, nous conservons la transcription écrite et pas l'audio.

06Combien de temps pour le mettre en place ?+

Comptez une semaine. La moitié du temps est consacrée à écrire ce que l'agent doit dire, avec vous.

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[Contact]

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Quinze minutes suffisent pour identifier ce qui peut être automatisé chez vous et ce qui doit rester humain.

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