Scénario
Horaires, tarifs, séance d'essai : les mêmes questions arrivaient sur Instagram, WhatsApp et le site. Désormais, un assistant répond et réserve, et l'équipe ne garde que les vrais échanges.
[Le contexte]
Une salle de sport indépendante, deux coachs, un accueil tenu par roulement. Les demandes arrivent le soir et le week-end, quand personne n'est derrière le comptoir, et chaque question sans réponse est une inscription qui part à la chaîne d'en face.
[Le déclencheur]
Dimanche 23 h. Une visiteuse écrit sur WhatsApp : Vous faites des cours de pilates le matin ? C'est combien, et je peux essayer ?
[Ce que fait l'agent]
L'assistant répond avec les vrais horaires et les vrais tarifs, lus dans le planning et la grille de la salle.
Il propose une séance d'essai et la réserve directement dans le planning des cours.
Il envoie un rappel la veille de la séance.
Une question à laquelle il ne sait pas répondre (un certificat médical particulier, une demande de résiliation) est transmise à l'équipe avec la conversation complète.
Le lundi matin, l'équipe voit les essais réservés et les conversations à reprendre.
[Les outils connectés]
[Ce que ça change]
Personne ne reste sans réponse, et l'équipe ne répond plus vingt fois à la même question. L'assistant ne devine jamais : ce qu'il ne sait pas, il le passe à un humain.