Scénario
Quarante mails par jour, des pièces qui manquent, des relances oubliées. Désormais, tout est trié, les pièces réclamées, les réponses prêtes à relire.
[Le contexte]
Un cabinet d'expertise comptable de quelques personnes, une centaine de dossiers clients. Chaque collaborateur commence sa journée par une heure de tri, et les pièces manquantes se réclament à la main, quand on y pense.
[Le déclencheur]
Lundi 8 h. Quarante-trois messages depuis vendredi soir : des factures en pièce jointe, deux questions sur la TVA, une relance de l'URSSAF, des newsletters.
[Ce que fait l'agent]
L'agent classe chaque message : à traiter aujourd'hui, pièce reçue, information, à ignorer.
Les factures reçues sont extraites et rangées dans le dossier du bon client.
Pour chaque dossier où il manque une pièce, un mail de rappel est préparé au nom du cabinet, avec la liste exacte de ce qui manque.
Pour les questions courantes, une réponse est rédigée à partir des réponses déjà données. Le collaborateur relit, ajuste, envoie.
Un résumé du matin arrive à 8 h 05 : ce qui est urgent, ce qui part tout seul, ce qui attend une décision.
[Les outils connectés]
[Ce que ça change]
La boîte mail redevient un outil, pas une charge. Les pièces arrivent plus tôt parce qu'elles sont réclamées à temps, et le cabinet garde la main sur chaque envoi.